Digitalizzare un’azienda è una delle tante sfide imposte dall’attuale periodo storico. Nonostante la tecnologia sia diventata parte integrante della nostra esistenza, molte aziende faticano a inserirla nei propri processi in modo sicuro e costante.
Questo succede soprattutto nelle imprese vecchio stampo che, oltre ad acquisire figure professionali e strumenti, devono operare un profondo cambio di mentalità. D’altronde, digitalizzare non significa esclusivamente inviare un’e-mail al posto di una lettera commerciale. Vuol dire adattare tutti i processi aziendali alle esigenze imposte dall’era digitale, dove velocità d’esecuzione ed efficienza rivestono ruoli cruciali.
Questa operazione si rivela importante soprattutto per le piccole e medie aziende che devono muoversi in un mercato sempre più competitivo e caratterizzato da cambiamenti continui.
I consumatori pretendono risultati ottimi in tempi brevissimi e se un’azienda non è in grado di offrire tutto questo, fatica a rimanere a galla. Sapere cos’è la digitalizzazione, conoscerne i vantaggi e le agevolazioni a disposizione delle aziende è il primo passo per operare un cambiamento efficace.
Che cosa è la digitalizzazione
Molti imprenditori si illudono che digitalizzare la propria attività significhi semplicemente convertire i documenti cartacei in file elettronici da conservare dentro il computer. In realtà la digitalizzazione è un percorso complesso, che richiede un cambio di mentalità e di organizzazione aziendale soprattutto da parte delle imprese con molti anni di attività sulle spalle. Molti imprenditori vedono il processo di digitalizzazione come una spesa superflua e non come un investimento ad alto rendimento. L’obiettivo è sfruttare le opportunità offerte dalla tecnologia in modo da aumentare le performance.
A tal fine, occorre rivedere completamente strategia e processi produttivi. Il primo passo è operare una riorganizzazione, introducendo o formando professionisti con competenze digitali. Il cambiamento deve essere guidato da una figura competente che, dopo aver analizzato la situazione aziendale, sia pronta ad avviare e gestire il processo di trasformazione
Non solo competenze, ma anche strumenti all’avanguardia
Il secondo step che facilita la digitalizzazione nelle imprese è l’introduzione di tecnologie capaci di rendere i processi aziendali più fluidi, efficienti e veloci. Non basta avere un computer, creare un indirizzo di posta elettronica oppure usare uno smartphone per sentirsi digitali. Una delle tante sfide lanciate dalla trasformazione digitale è quella di eliminare la carta dagli uffici. In quest’ottica, i documenti vengono creati, elaborati e archiviati all’interno di computer e con l’aiuto di altri dispositivi elettronici. Non serve più avere registri cartacei, fogli, faldoni, cartelle e quant’altro. Al loro posto compaiono file, cartelle elettroniche, software gestionali, terminali e quant’altro.
Accanto alla creazione e l’archivio di documenti, l’azienda deve pensare ad un nuovo modo di comunicare e condividere informazioni e documenti.
Digitalizzazione delle PMI: quali sono i vantaggi?
Come abbiamo accennato, la digitalizzazione è un processo fondamentale per le piccole e medie imprese, che devono lottare ancora più duramente per imporsi sul mercato. Le loro risorse sono minori rispetto a quelle di una grande azienda: occorre gestire capitali in modo più attento e consapevole.
La digitalizzazione si rivela quindi una scelta necessaria, capace di apportare tanti vantaggi in un’azienda. Innanzitutto, l’eliminazione della carta è una scelta sostenibile e permette di avere un risparmio in termini di spazio: tutto viene conservato e gestito tramite un computer poggiato sulla scrivania, senza archivi e armadi dove magari regna il caos.
Infine, dopo aver definito e assimilato le nuove competenze e gli strumenti digitali, ecco che i tempi necessari per raggiungere un risultato si riducono sensibilmente. Questo è sicuramente il vantaggio competitivo più importante che convincerà definitivamente anche gli imprenditori più incerti. D’altronde il tempo è denaro, quindi meglio sfruttarlo al meglio e introdurre fin da subito la trasformazione digitale in azienda.
